Regulamin rejestracji i korzystania z usługi poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl

Wróć do listy dokumentów


 

 

UCHWAŁA NR 68/2019

Naczelnej Rady Adwokackiej

z dnia 21 września 2019 r.

 

 

Dotychczasową treść Uchwały NRA nr 3/2014 z dnia 15.01.2014 r. w sprawie regulaminu prowadzenia kont poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl zastępuje się poniższą treścią:

 

REGULAMIN

REJESTRACJI I KORZYSTANIA Z USŁUGI POCZTY ELEKTRONICZNEJ

W DOMENIE adwokatura.pl

 

Przedmiotem regulaminu jest ustalenie zasad rejestracji i korzystania z adresów poczty elektronicznej w domenie internetowej adwokatura.pl

 

I. Postanowienia ogólne

  1. Abonentem i wyłącznym użytkownikiem domeny adwokatura.pl jest Naczelna Rada Adwokacka (NRA). Domena adwokatura.pl korzysta z infrastruktury technicznej i teleinformatycznej należącej do podmiotu, wybranego przez Prezydium NRA (zwanym dalej usługodawcą).
  2. NRA zawiera z usługodawcą umowę o umożliwienie świadczenia na rzecz członków Adwokatury usługi polegającej na możliwości korzystania w domenie adwokatura.pl z własnych kont e-mail, przechowywania, przesyłania, archiwizowania i ochrony poczty elektronicznej dostępnej jedynie dla członków Adwokatury, to jest adwokatów, prawników zagranicznych i aplikantów adwokackich.
  3. NRA umożliwia członkom Adwokatury zawarcie umowy na korzystanie z usługi założenia konta e-mail na zasadach ustalonych w niniejszym Regulaminie. Specyfikacja usługi znajduje się pod adresem elektronicznym http://www.adwokatura.pl/.
  4. Usługobiorcą usługi założenia konta e-mail (stroną umowy z usługodawcą o świadczenie usługi założenia konta e-mail), a w tym abonentem adresu poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl, są członkowie Adwokatury. Usługobiorca ponosi całkowite koszty utrzymywania usługi założenia konta e-mail według stawek przewidzianych przez usługodawcę dla tej usługi.
  5. Usługa założenia konta e-mail wraz z adresem poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl służy jedynie do wykonywania czynności zawodowych adwokata, a w przypadku aplikanta adwokackiego do wykonywania czynności zawodowych związanych z zadaniami powierzonymi mu przez patrona w toku aplikacji. Dla uniknięcia wątpliwości usługa założenia konta e-mail nie może służyć aplikantowi adwokackiemu do wymieniania prywatnej korespondencji, jak też do świadczenia usług prawnych w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej nie objętych Ustawą z dnia 26 maja 1982 r. prawo o adwokaturze, w szczególności przepisem art. 76 ust. 4.

II. Administrator kont poczty elektronicznej prowadzonych w domenie adwokatura.pl

  1. Prezydium NRA uchwałą powołuje i odwołuje Administratora kont poczty elektronicznej prowadzonych w domenie adwokatura.pl (Administrator kont pocztowych NRA), któremu powierza wykonywanie czynności związanych z rejestrowaniem oraz wyrejestrowywaniem usług założenia konta e-mail
  2. Prezydium NRA może wyznaczyć zastępcę Administratora kont poczty elektronicznej. (Zastępca Administratora).
  3. Prezydium NRA może określić zasady dotyczące rejestracji i wyrejestrowywania usług założenia konta e-mail w przypadku powołania Zastępcy Administratora.
  4. Zastępca Administratora ma uprawnienia i obowiązki Administratora kont pocztowych NRA.
  5. Administrator kont pocztowych NRA składa Prezydium NRA na bieżąco sprawozdania z wykonanej pracy.

 

III. Zasady tworzenia adresów poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl.

  1. Adresy poczty elektronicznej tworzy się według ujednoliconego standardu:

a)      imię.nazwisko@adwokatura.pl;

b)      jeżeli wnioskodawca posługuje się nazwiskiem łączonym może zdecydować o wyborze jednego członu nazwiska celem umieszczenia w adresie konta lub o umieszczeniu dwóch członów rozdzielonych myślnikiem (np.: jan.kowalski-malinowski@adwokatura.pl);

c)      w razie identyczności imienia i nazwiska wnioskującego z imieniem i nazwiskiem abonenta adresu zarejestrowanego wcześniej, w nowo rejestrowanym adresie po imieniu dodaje się pierwszą literę drugiego imienia oddzieloną z obydwu stron kropką (np.: jan.w.kowalski@adwokatura.pl). W razie istnienia już takiego adresu, względnie w braku drugiego imienia, po nazwisku dodaje się kolejną cyfrę arabską (np.: jan.kowalski2@adwokatura.pl).

d)      dopuszcza się zakładanie adresów związanych z pełnioną funkcją w organach adwokatury, względnie w organach izb adwokackich, z tym zastrzeżeniem, iż adres winien odróżniać w sposób jednoznaczny jego użytkownika od innych użytkowników pełniących podobną funkcję w innych izbach (np.: dziekan.warszawa@adwokatura.pl, dziekan.bielsko-biala@adwokatura.pl).

 

IV. Rejestracja usługi założenia konta e-mail i adresu poczty elektronicznej

  1. Usługa założenia konta e-mail, a w tym adres poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl, rejestrowane są w domenie adwokatura.pl przez administratora kont pocztowych NRA na wniosek adwokata albo aplikanta adwokackiego lub innej upoważnionej osoby. Rejestracja usługi i adresu poczty elektronicznej przez administratora kont NRA adresu poczty elektronicznej jest bezpłatna.
  2. Wzór wniosku określa Prezydium NRA, do czasu określenia nowych wniosków przez Prezydium NRA obowiązują wnioski dotychczasowe.
  3. Pola we wniosku oznaczone gwiazdką jak też oświadczenia są obligatoryjne do wypełnienia lub potwierdzenia i zawierają dane niezbędne do założenia konta e-mail.
  4. Zeskanowaną kopię podpisanego wniosku należy wysłać na adres poczty elektronicznej: bazy@nra.pl. Do korespondencji należy dołączyć też wypełniony wniosek w wersji elektronicznej (w formacie.doc lub równorzędnym).
  5. Usługa założenia konta e-mail może zostać zarejestrowana po otrzymaniu pisemnego wniosku i dokonaniu weryfikacji poprawności danych wniosku, w szczególności ustaleniu, że wnioskodawca spełnia warunki określone w par. III pkt 2. Administrator kont pocztowych NRA może pozostawić wniosek bez rozpoznania, w szczególności gdy z okoliczności wynika, że adres poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl może służyć do innych celów niż wykonywanie zawodu adwokata lub prowadzeniu działalności prawniczej nie objętej Ustawą z dnia 26 maja 1982r. prawo o adwokaturze.
  6. Rejestracja usługi założenia konta e-mail polega na wpisaniu przez administratora kont pocztowych NRA danych zawartych we wniosku w odpowiednie pola elektronicznego formularza na stronach internetowych usługodawcy, na zaznaczeniu odpowiednich pól wyboru, wygenerowaniu hasła startowego i potwierdzeniu zarejestrowania usługi.
  7. Rejestracja usługi założenia konta e-mail nie pociąga za sobą zawarcia umowy o świadczenie przez usługodawcę tej usługi na rzecz wnioskodawcy, które następuje zgodnie z regulaminem usługodawcy po wpłaceniu kwoty abonamentu przez usługobiorcę. Z uwagi na przyjęte przez NRA procedury weryfikacji wnioskodawcy i rejestrowania usługi założenia konta e-mail na rzecz członków Adwokatury, wnioskodawca upoważnia administratora kont pocztowych NRA oraz zastępcę administratora do rozwiązania umowy przez niego zawartej na podstawie zarejestrowanych przez administratora kont pocztowych NRA danych w okolicznościach utraty prawa posługiwania się adresem w domenie adwokatura.pl.
  8. Od momentu zarejestrowania usługi założenia konta e-mail wnioskodawca staje się jedynym uprawnionym do korzystania z tej usługi i posiada pełnię praw i obowiązków związanych z działaniem tej usługi.
  9. Przez pierwsze 14 dni od momentu zarejestrowania usługi założenia konta e-mail usługa działa w bezpłatnym okresie próbnym. Nieopłacenie w tym czasie przez wnioskodawcę faktury przesłanej przez usługodawcę na jego adres poczty elektronicznej jest równoznaczne z rezygnacją z usługi założenia konta e-mail i automatycznym wyrejestrowaniem usługi wraz z adresem poczty elektronicznej w domenie adwokatura.pl.

 

V. Korzystanie z usługi założenia konta e-mail

  1. Administrator kont pocztowych NRA niezwłocznie po zarejestrowaniu usługi założenia konta e-mail przesyła do wnioskodawcy, na podany przez niego we wniosku „AKTUALNY ADRES POCZTY ELEKTRONICZNEJ”, instrukcję zmiany hasła startowego oraz instrukcję logowania.
  2. Usługobiorca jest obowiązany do niezwłocznej, przed pierwszym wysłaniem lub odebraniem wiadomości elektronicznej do osoby trzeciej (w szczególności klienta) z użyciem usługi założenia konta e-mail, zmiany hasła startowego. Nowe hasło powinno składać się z co najmniej ośmiu znaków, w tym wielkich i małych liter, cyfr i innych znaków diakrytycznych. Hasło nie powinno być łatwo kojarzone z osobą usługobiorcy. Zaleca się zmianę hasła co 30 dni. Usługobiorca jest obowiązany do zachowania w poufności hasła do skrzynki, w szczególności nie może udostępniać tego hasła nieupoważnionym osobom trzecim. Usługobiorca może powierzyć obsługę korespondencji i przetwarzania informacji osobie trzeciej. Skutki braku zmiany hasła startowego lub ujawnienia hasła nieupoważnionym osobom trzecim w postaci ujawnienia osobie nieupoważnionej lub nieuprawnionej informacji przetwarzanych za pomocą usługi założenia konta e-mail mogą podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej jako naruszenie tajemnicy adwokackiej.
  3. Wyłączną odpowiedzialność za informacje przetwarzane za pomocą usługi założenia konta e-mail oraz ich ochronę przed nieuprawnionym lub nieupoważnionym dostępem ponosi usługobiorca.
  4. NRA nie bierze odpowiedzialności za przetwarzanie informacji w usłudze założenia konta e-mail, jak też nie zapewnia pomocy technicznej do obsługi usługi. Pytania oraz potrzebę pomocy usługobiorca zgłasza bezpośrednio do usługodawcy zgodnie z numerami kontaktowymi wskazanymi na stronie adwokatura.pl/.
  5. Usługobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia NRA o skreśleniu z listy adwokatów. Jeżeli usługobiorcą jest aplikant adwokacki, obowiązany jest on do powiadomienia NRA o wpisie na listę adwokatów z podaniem numeru wpisu, względnie o zaprzestaniu kontynuowania aplikacji lub o skreśleniu z listy aplikantów.
  6. Administrator kont pocztowych NRA uprawniony jest do okresowego badania, czy usługobiorcy wpisani są na listy osobowe prowadzone przez Okręgowe Rady Adwokackie.

 

VI. Wyrejestrowanie konta pocztowego

  1. Wyrejestrowanie usługi założenia konta e-mail może nastąpić w następujących przypadkach:

a)      nie opłacenia usługi przez usługobiorcę;

b)      rezygnacji usługobiorcy z usługi;

c)      skreślenia usługobiorcy z listy adwokatów, prawników zagranicznych oraz z listy aplikantów adwokackich w przypadku zaprzestania kontynuowania aplikacji, za wyjątkiem sytuacji opisanej w par. III pkt 3d;

d)      prawomocnego stwierdzenia faktu niezachowania tajemnicy adwokackiej przez usługobiorcę;

e)      stwierdzonego naruszenia przez usługobiorcę postanowień niniejszego Regulaminu lub regulaminu usługodawcy;

f)       uznania usługobiorcy za trwale niezdolnego do wykonywania zawodu.

  1. Wyrejestrowanie usługi założenia konta e-mail na podstawie pkt 1 ppkt a, b następuje automatycznie przez usługodawcę.
  2. Wyrejestrowanie usługi założenia konta e-mail w zakresie pkt 1 ppkt c-f powyżej następuje w terminie 30 dni od zaistnienia przypadku na podstawie zarządzenia Administratora w którym określa się osobę usługobiorcy, adres poczty elektronicznej usługi założenia konta e-mail oraz datę wyrejestrowania.
  3. Usługobiorca do wskazanego w zarządzeniu Administratora kont pocztowych NRA dnia wyrejestrowania usługi może skopiować wszelkie przetwarzane informacje w posiadanej przez siebie usłudze założenia konta e-mail celem zarchiwizowania poza usługą założenia konta e-mail. W  chwili wyrejestrowania usługi informacje przetwarzane za jej pomocą zostaną trwale skasowane.
  4. Celem wyrejestrowania usługi i zakończenia umowy o świadczenie usługi założenia konta e-mail administrator kont pocztowych NRA wysyła do usługodawcy pisemne wypowiedzenie umowy z 30-to dniowym okresem wypowiedzenia działając na podstawie upoważnienia usługobiorcy.
  5. W wypadku wyrejestrowania usługi przed zakończeniem okresu objętego opłaconym przez usługobiorcę abonamentem, co do ew. zwrotu części niewykorzystanego abonamentu obowiązują przepisy regulaminu usługodawcy. Jako że ani NRA ani administrator kont pocztowych NRA nie jest stroną umowy o świadczenie usługi założenia konta e-mail usługobiorca we własnym zakresie obowiązany jest dokonać odpowiednich czynności mających na celu otrzymanie zwrotu części niewykorzystanego abonamentu od usługodawcy.

 

VII. Zasady przetwarzania danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych wskazanych we wniosku o założenie konta pocztowego przesłanego przez adwokata, aplikanta adwokackiego lub inne upoważnione osoby jest Naczelna Rada Adwokacka z siedzibą w Warszawie, przy ul. Świętojerskiej 16, 00-202 Warszawa, e-mail: nra@nra.pl
  2. 2.      W Naczelnej Radzie Adwokackiej został powołany Inspektor Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem: iod@nra.pl lub Naczelna Rada Adwokacka, ul. Świętojerska 16, 00-202 Warszawa z dopiskiem „dla Inspektora Ochrony Danych”.
  3. Administratorem danych osobowych osób trzecich (danych osobowych umieszczanych na serwerze usługodawcy przez adwokata, aplikanta adwokackiego, inną upoważnioną osobę) jest odpowiednio adwokat, aplikant adwokacki lub inna upoważniona osoba.
  4. W celu należytego wykonania usługi Naczelna Rada Adwokacka korzysta z usług podmiotu wybranego przez Prezydium NRA, któremu przekazuje dane osobowe odpowiednio adwokata/ aplikanta adwokackiego/ innej upoważnionej osoby celem możliwości założenia konta poczty elektronicznej. Informujemy ponadto, że odbiorcą danych osobowych mogą być podmioty udzielające wsparcia Naczelnej Radzie Adwokackiej na zasadzie zleconych usług z którymi podpisane są odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, jak również instytucje oraz urzędy państwowe.
  5. Informujemy, że podane dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c, e i f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych/ RODO) w celu podjęcia niezbędnych czynności prowadzących do założenia konta pocztowego w domenie @adwokatura.pl, czynności wynikających w trakcie świadczenia usługi konta pocztowego przez usługodawcę, niezbędnych czynności po jej zakończeniu, w celu realizacji obowiązków księgowych i podatkowych, w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podanie danych osobowych celem założenia konta jest dobrowolne, jednakże niezbędne celem świadczenia w/w usług.
  6. Po zamknięciu konta pocztowego w trybie natychmiastowym, tj. gdy, konto zostało założone dla osoby nieuprawnionej w następstwie podstępu lub omyłkowo, użytkownik konta przestał być członkiem adwokatury, NRA stwierdzi, że w związku z użytkowaniem konta doszło do naruszenia prawa powszechnie obowiązującego, zawartość konta jest wydawana przez usługodawcę Naczelnej Radzie Adwokackiej. Naczelna Rada Adwokacka nie ma uprawnienia do odczytu danych. Przechowuje je jedynie w celu dowodowym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, e, f RODO, tj. na zasadach przetwarzania danych osobowych w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, realizacji obowiązków w interesie publicznych, a także z uwagi na prawnie uzasadniony interes Naczelnej Rady Adwokackiej jakim jest ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.
  7. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres świadczenia usługi konta pocztowego w domenie @adwokatura.pl na rzecz adwokata, aplikanta adwokackiego lub innej upoważnionej osoby, przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa w tym przepisami prawa księgowego i podatkowego w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z ustawy o rachunkowości, przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, a także przez okresy wskazane ustawą prawo o adwokaturze.
  8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
  9. Dane osobowe nie są profilowane, w tym w stosunku do danych osobowych nie są podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
  10. Adwokat, aplikant adwokacki, inna upoważniona osoba jest uprawniona do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych.
  11. Ponadto adwokatowi, aplikantowi adwokackiemu, innej upoważnionej osobie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, ponieważ Naczelna Rada Adwokacka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. W tej sytuacji adwokat aplikant adwokacki, inna upoważniona osoba ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego/ jej danych osobowych z przyczyn związanych z jego/ jej szczególną sytuacją. Naczelnej Radzie Adwokackiej nie będzie można przetwarzać już tych danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności adwokata, aplikanta adwokackiego, innej upoważnionej osoby lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  12. Adwokat, aplikant adwokacki, inna upoważniona osoba ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego jeśli uważa, że przetwarzanie jego/ jej danych osobowych narusza przepisy RODO. Adres pocztowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Ponadto z Urzędem można skontaktować się za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej za pośrednictwem https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt
  13. Odpowiednio adwokat, aplikant adwokacki, inna upoważniona osoba powinien/ powinna zawrzeć odrębną umowę powierzenia danych z usługodawcą

 

 

 

VIII. Postanowienia różne

  1. Administrator kont pocztowych NRA obowiązany jest dokonać w terminie dwóch miesięcy sprawdzenia zarejestrowanych dotąd usług pod kątem spełniania zasad określonych w Regulaminie, a w razie stwierdzenia odstępstw obowiązany jest do podjęcia właściwych działań przywracających zgodność z Regulaminem.
  2. Prezydium NRA może na bieżąco modyfikować postanowienia niniejszego regulaminu lub dokonywać odstępstw indywidualnych od jego postanowień. O każdym takim przypadku Prezydium NRA powiadamia NRA na posiedzeniu plenarnym.
  3. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały.

 

 

Prezes

Naczelnej Rady Adwokackiej

(Jacek Trela)

Adw. Jacek Trela

 

Polecane strony

© 2018 Naczelna Rada Adwokacka. Wszelkie prawa zastrzeżone.